会議が終わるたびに30分〜1時間かけて議事録を清書する。参加者の発言を思い出しながら、抜け漏れがないか不安になりながら――その作業、ChatGPTに下書きさせれば5〜10分に短縮できます。
この記事では、録音→文字起こし→ChatGPTで整形→確認という議事録作成の全手順を、コピペで使えるプロンプトと実際の出力例つきで解説します。私自身が週3回の定例会議で1年間使い続けている方法なので、つまずきやすいポイントも含めてお伝えします。
結論: 議事録作成は「3ステップ+確認」で自動化できる
先に全体像です。
| ステップ | 使うもの | 所要時間 |
|---|---|---|
| ① 会議を録音する | スマホ/Teams/Zoomの録画機能 | 0分 (会議中) |
| ② 文字起こしする | Wordの文字起こし/CLOVA Note等 | 2〜3分 (自動) |
| ③ ChatGPTで整形する | この記事のプロンプト | 2分 |
| ④ 人の目で確認する | 自分 | 3〜5分 |
ポイントは、ChatGPTにやらせるのは③の「整形」だけということです。録音も文字起こしも既存ツールに任せ、最後の確認は必ず人間が行います。この分担を守ると、精度と時短を両立できます。
ステップ①② 録音と文字起こし: 無料ツールで十分
まず素材となる「会議の文字起こしテキスト」を用意します。
- Teams / Zoomの会議: 標準のレコーディング+トランスクリプト機能をオンにするだけです。会議後に自動でテキストが手に入ります。
- 対面の会議: スマホの録音アプリで録音し、CLOVA Note (無料枠あり) や Wordの「ディクテーション→トランスクリプト」 機能でテキスト化します。
- 精度が心配な場合: 発言者が誰かまでは正確でなくて構いません。後述のプロンプトで「不明点は[要確認]にする」よう指示するためです。
注意: 録音する際は、社内ルールと参加者への一言 (「議事録用に録音します」) を忘れずに。無断録音はトラブルのもとです。
ステップ③ ChatGPTで整形する: コピペ用プロンプト
文字起こしテキストが用意できたら、以下のプロンプトに貼り付けて送信します。
あなたは会議の書記です。以下の文字起こしを議事録に整理してください。 出力形式: ## 会議概要 (日時・参加者・目的を3行で) ## 決定事項 (箇条書き) ## 宿題 (表形式: タスク / 担当者 / 期限) ## 持ち越し議題 条件: - 事実のみを書く。文字起こしにない内容を推測で補わない - 発言者が不明瞭な箇所、聞き取れていない箇所は [要確認] と明記する - 冗長なやり取り (雑談・繰り返し) は省略してよい - 数字と日付は文字起こしのまま転記する --- 文字起こし --- (ここに貼り付け)
実際の出力例
上のプロンプトに30分の定例会議の文字起こし (約6,000字) を渡すと、次のような議事録が返ってきます。
## 会議概要 - 日時: 8月22日 10:00〜10:30 / 参加: 営業部5名 - 目的: 9月キャンペーンの進捗確認 ## 決定事項 - キャンペーンLPの公開日を9月2日に変更する - 予算の追加申請 (10万円) は見送る ## 宿題 | タスク | 担当者 | 期限 | | LP修正案の共有 | 田中 | 8/26 | | 顧客リストの更新 | [要確認] | 8/29 | ## 持ち越し議題 - 10月以降の施策 (次回定例で議論)
担当者が聞き取れなかった箇所が [要確認] になっているのが重要です。ChatGPTに「分からないことを分からないと書かせる」指示を入れることで、もっともらしい嘘 (ハルシネーション) を議事録に混入させない仕組みになっています。
ステップ④ 確認: ここだけは人間の仕事
ChatGPTの出力を共有する前に、次の3点だけ自分の目で確認します。慣れれば3分で終わります。
1. 数字と日付: 金額・期限・数量が文字起こしと一致しているか
2. 決定事項の言い切り: 「決まったこと」と「議論しただけのこと」が混ざっていないか
3. [要確認] の解消: 自分の記憶や参加者への確認で埋める
この3点チェックを飛ばして誤った議事録を配布すると、修正の手間で時短効果が消えます。「AIは下書き係、責任者は自分」が鉄則です。
応用テクニック3選
1. 長い会議は分割して渡す
1時間超の会議の文字起こし (2万字以上) を一度に貼ると、後半の精度が落ちることがあります。その場合は前半・後半に分けて整形させ、最後に「以下の2つの議事録を1つに統合してください」と指示すると安定します。
2. 周知用の要約も同時に作る
議事録が完成したら、続けてこう送ります。
この議事録から、欠席者向けの周知メッセージを作ってください。 条件: 5行以内 / 「決まったこと」と「各自やること」だけに絞る
チャットにそのまま貼れる周知文が数秒で手に入ります。
3. 定例会議はテンプレを固定する
毎週同じ会議なら、プロンプトの出力形式をその会議専用に固定し、メモアプリに保存しておきます。「開く→貼る→送信」の30秒で毎週同じ品質の議事録が出来上がります。
よくある質問
Q. 無料版のChatGPTでもできますか?
できます。この記事のプロンプトは無料版 (GPT系の標準モデル) で動作確認しています。長時間会議の分割処理も無料版で対応可能です。
Q. 機密情報を含む会議でも使っていい?
そのまま貼るのは避けてください。顧客名は「A社」に置換する、会社が契約している法人向けAI (入力データが学習に使われない設定) を使う、のどちらかが必須です。社内のAI利用規定の確認が最優先です。
Q. 議事録の精度はどのくらい?
文字起こしの品質に依存します。体感では、静かな会議室のオンライン会議なら修正箇所は1〜2割、騒がしい対面会議では3割程度です。それでもゼロから書くより圧倒的に速くなります。
まとめ: 今週の会議で1回試そう
- 議事録は「録音→文字起こし→ChatGPT整形→人の確認」の4ステップで自動化できる
- ChatGPTには事実のみ・不明点は[要確認]を徹底させるのが精度のカギ
- 数字・決定事項・要確認箇所の3点チェックだけは人間が行う
まずは今週のどれか1つの会議で、この記事のプロンプトをそのまま試してみてください。1回で手応えがつかめるはずです。
次回は、整形した議事録からタスク管理表を自動生成する方法を解説予定です。